Jak prowadzić teczkę osobową pracownika?

Zatrudniasz pracowników? W takim razie zapewne zdajesz sobie sprawę z liczby obowiązków, jakie w związku z tym na Tobie spoczywają. Jednym z nich jest założenie i prowadzenie dokumentacji pracowniczej, a dokładniej teczek osobowych wszystkich zatrudnionych w Twojej firmie osób. Co wchodzi w skład takiej dokumentacji? Jak powinno się ją prowadzić? Jeżeli szukasz odpowiedzi na te pytania, jesteś we właściwym miejscu. W dzisiejszym artykule postaramy się na nie wyczerpująco odpowiedzieć.

Co powinna zawierać dokumentacja pracownicza?

Dokumentacja pracownicza musi zawierać wszystkie niezbędne informacje na temat każdego pracownika. O tym, jak należy ją prowadzić, przeczytać można w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej. Zgodnie z przepisami w jej skład wchodzą dokumenty związane z zatrudnieniem oraz akta osobowe. Akta osobowe powinny dzielić się na cztery części:

• A – dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie np. świadectwa pracy czy potwierdzenie kwalifikacji zawodowej,
• B – dokumenty dotyczące stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia np. umowa o pracę, zaświadczenie o ukończeniu szkolenia BHP,
• C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia np. oświadczenie o wypowiedzeniu umowy,
• D – dodatkowe dokumenty, które zawierają informacje o ukaraniu lub ponoszeniu odpowiedzialności porządkowej przez pracownika.

Jak przechowywać akta osobowe pracownika?

Teczki osobowe pracowników można prowadzić w wersji papierowej lub elektronicznej. Jeżeli nie wiesz, którą możliwość wybrać, skorzystaj z pomocy zaufanego księgowego. Obsługę księgową firm wraz z prowadzeniem akt personalnych oferuje Biuro Rachunkowe IBIS. Niezależnie jednak od tego, czy korzystasz ze wsparcia, czy prowadzisz akta samodzielnie, musisz pamiętać o kilku zasadach. Teczki osobowe powinny zachowywać poufność, integralność, kompletność oraz dostępność. Trzeba je też przechowywać przez określony czas. Akta osób zatrudnionych od stycznia 2019 roku należy zachować na 10 lat, z kolei tych, którzy zostali zatrudnieni wcześniej na 50 lat.